内定通知書と労働条件通知書の書き分け方

採用が決まったとき、多くの会社が「内定通知書」を出します。一方で、労働基準法は労働契約を結ぶときに労働条件を明示するよう求めています。この2つを1枚にまとめている会社もあり、別々に出している会社もあります。どちらでも構いませんが、役割が違うため、どちらの機能が抜けているかを把握しておく必要があります。

ここでは、内定通知書と労働条件通知書の役割を分けて整理し、それぞれに何を書き、いつ誰が出すのかを実務の順序で並べます。建設業では就業場所が現場ごとに変わるため、就業場所と変更の範囲の書き方でつまずく例が多く、その部分は重点的に扱います。

2つの書面の役割は同じではない

労働条件通知書は、労働基準法第15条にもとづく労働条件の明示のための書面です。明示すべき事項は法令で定められており、一定の事項は書面の交付が必要です。つまり、内容の一部は会社の裁量で省けません。

内定通知書は、労働基準法に様式や記載事項の定めがある書面ではありません。会社が採用の意思を伝え、入社日や入社の前提条件、回答期限を示すための文書です。定めがないぶん、書き方は自由ですが、書かなかったことは後から主張しにくくなります。

なお、採用内定の段階で労働契約が成立していると評価される場合があります。この評価は個々の事情によって分かれます。内定を取り消す可能性がある案件は、通知を出す前に社内の法務や弁護士など専門家に相談してください。

項目	内定通知書	労働条件通知書
根拠	法令上の様式の定めはない	労働基準法にもとづく労働条件の明示
主な目的	採用意思、入社日、入社の前提条件、回答期限を伝える	賃金、労働時間、就業場所、業務、退職に関する事項などを明示する
記載事項	会社が決める	一定の事項は法令で定められ、書面交付が必要なものがある
交付しないと	入社までの前提条件や取消事由を主張しにくい	明示義務を果たしていないことになる
差し替え	入社前の条件確定にあわせて出し直すことがある	契約内容が変わるなら改めて明示する

労働条件通知書に書く事項を区分で押さえる

明示すべき事項は、大きく「必ず明示するもの」と「制度がある場合に明示するもの」に分かれます。さらに、必ず明示するもののうち多くは書面の交付が求められます。区分を混ぜると、口頭で足りるものまで書面に載せて分量が膨らみ、逆に書面が必要なものが抜けることがあります。

区分	内容の例	書面交付
契約期間	期間の定めの有無、有期の場合の契約期間	必要
有期契約の更新	更新の判断基準、更新上限（回数や通算期間の上限を定める場合）	必要
就業場所と業務	雇入れ直後の就業場所と業務、及びそれぞれの変更の範囲	必要
労働時間	始業終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩、休日、休暇、交替制の場合の就業時転換	必要
賃金	決定・計算・支払の方法、締切日と支払日	必要
昇給	昇給に関する事項	明示は必要（書面交付は求められていない）
退職	退職に関する事項（解雇の事由を含む）	必要
無期転換	有期契約で無期転換の申込みができる場合の申込機会と転換後の労働条件	必要
制度がある場合	退職手当、賞与などの臨時の賃金、労働者負担の食費や作業用品、安全衛生、職業訓練、災害補償と業務外の傷病扶助、表彰と制裁、休職	制度があるときに明示（書面交付は求められていない）

就業場所と業務については、雇入れ直後の内容にあわせて「変更の範囲」も明示することとされています。この事項は2024年4月1日から追加されました。詳しい記載方法の考え方は、厚生労働省が公表しているモデル様式や解説資料で確認してください。

明示の方法は書面の交付が原則です。労働者が希望した場合には、電子メールなど本人が出力して書面を作成できる方法によることが認められています。希望を確認した記録を残しておくと、後で説明しやすくなります。

建設業で書き方に迷う事項

就業場所と変更の範囲

現場が変わる働き方では、雇入れ直後の就業場所を特定の現場名で書き、変更の範囲を別に書くのが基本の形です。変更の範囲を「会社が指定する場所」とだけ書くと、範囲を示したことにならない可能性があります。実際の運用にあわせて、地域や事業所の単位で書くほうが安全です。

• 雇入れ直後：具体的な現場名または所属事業所名
• 変更の範囲：本社および支店、担当する工事現場のうち通勤可能な範囲、対象とする都道府県や地域圏など
• 転居を伴う異動があるなら、その可能性がある範囲まで書く

転居の可能性を書かないまま遠方の現場に配属し、話が合わなくなる例があります。募集の段階から範囲をそろえておくと、内定後の食い違いが減ります。

労働時間の制度

変形労働時間制や事業場外みなしを使っている場合は、どの制度を適用するのか、対象期間や起算日をどう扱うのかを書きます。「所定労働時間を超える労働の有無」は、時間外労働が想定されるなら「有」と書きます。

賃金の内訳

基本給と手当を分けて書きます。固定残業代を採用している場合は、対応する時間数と金額、その時間を超えた分は別に支払うことを明記します。資格手当は、対象資格と金額、支給の開始時期、資格を失ったときの扱いまで書いておくと、入社後の問い合わせが減ります。

試用期間

試用期間の有無と長さ、期間中の労働条件が本採用後と異なる場合はその内容を書きます。試用期間中の賃金が低い設計にしているのに、通知書には本採用後の金額だけを書いている例があります。

いつ、誰が、何を出すか

内定から入社までの流れを、担当と期限で並べます。日数は自社の選考期間にあわせて調整してください。

段階	何をするか	担当	目安の期限
選考結果の決定	採用の可否と処遇案を決める	採用責任者と配属部門	最終面接後すぐ
条件の確定	賃金、就業場所と変更の範囲、労働時間制度を社内承認	人事と決裁者	内定連絡の前
内定連絡	電話などで口頭で伝え、書面を送る日を予告	人事	決定当日から翌営業日
内定通知書の交付	入社日、前提条件、回答期限を書面で示す	人事	口頭連絡から数日以内
労働条件の明示	労働条件通知書を交付する	人事	労働契約を結ぶ時点まで
承諾の受領	入社承諾書と必要書類を受け取る	人事	回答期限まで
入社前の連絡	初日の集合場所、持ち物、健康診断、必要な資格の確認	人事と配属部門	入社日の1週間前まで
入社日	内容を口頭で確認し、契約書に記名押印	人事	初日

労働条件の明示は、労働契約を結ぶときに行うものです。内定の段階で契約が成立していると評価される場合があるため、入社日まで待たず、内定通知にあわせて労働条件通知書も出す運用が無難です。入社日までに配属先が確定しない場合は、確定次第あらためて明示する取り扱いを社内で決めておいてください。

内定通知書に書いておく事項

法令に定めがないぶん、目的から逆算して項目を決めます。

記載項目	書く理由
採用する職種と雇用区分	職種の認識違いを防ぐ
入社予定日	開始時期を確定させる
就業予定の事業所	配属の前提を共有する
内定の前提となる条件	卒業、資格や免許の取得、健康診断の結果、提出書類の受領などを条件として示す
内定を取り消す場合の事由	経歴に重大な虚偽があった場合などの取扱いを示す
回答期限と回答方法	辞退や保留の状態を長引かせない
提出書類の一覧と期限	入社手続の遅れを防ぐ
労働条件通知書を別に交付する旨	2つの書面の関係を明確にする
問い合わせ窓口	入社までの連絡先を一本化する

内定取消事由は、書いてあれば必ず取り消せるというものではありません。実際に取消しを検討する場面では、事実確認の記録を残し、専門家に相談してから判断してください。

社内の手順として運用する

1. 求人票、面接での説明、内定通知書、労働条件通知書の4つを並べ、賃金額、就業場所、労働時間、休日の記載が一致しているか確認します。担当は人事の作成者以外がもう一度見ます。
2. 賃金と就業場所の変更の範囲は、決裁者の承認を得た内容だけを使います。面接担当者が口頭で伝えた見込み額をそのまま書きません。
3. 労働条件通知書の様式は、自社の制度にあわせて雛形を1つに統一します。案件ごとに作ると項目が抜けます。
4. 電子メールで送る場合は、本人の希望を確認した記録を残します。
5. 交付した書面は写しを保管し、いつ誰に交付したかを一覧で管理します。
6. 制度を変更したときは、雛形の該当箇所を同時に直します。変更点の反映担当をあらかじめ決めておきます。

よくあるつまずき

• 内定通知書に賃金の見込み額を書き、後の労働条件通知書で下がった。見込みで書くなら、確定前であることと確定の時期を明記します。
• 内定通知書だけを出し、労働条件通知書は入社日に渡していた。内定段階で契約が成立していると評価される場合があるため、交付時期を見直します。
• 就業場所を所属事業所名だけにして、現場異動でもめた。雇入れ直後と変更の範囲を分けて書きます。
• 変更の範囲を「会社の定める場所」とだけ書いた。範囲を示したことにならない可能性があります。
• 固定残業代の対応時間数を書いていない。基本給と割増賃金の区分が不明確になります。
• 試用期間中の条件を書いていない。本採用後と差があるなら明記します。
• 有期契約で更新上限を設けているのに書面に書いていない。更新の判断基準は書面交付が必要な事項です。
• 有期契約や短時間勤務の場合、労働基準法以外の法律で追加の明示が求められる事項があります。該当する採用があるときは、公表資料で対象事項を確認してください。
• 内定者から条件変更の相談を受け、口頭で了解して記録を残していない。変更するなら書面を出し直します。

迷ったときの確認先

明示事項の細目や記載例は、厚生労働省が公表しているモデル労働条件通知書と関連の解説資料で確認できます。自社の制度が法令の求める区分にあてはまるか判断しにくいときは、所轄の労働基準監督署や社会保険労務士に相談してください。個別の事案の判断を記事の一般的な説明で代えないようにしてください。